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¿Cómo compartir proyectos con personas de nuestra organización usando Project for the web?

 

Project for the web utiliza los grupos de Microsoft Office 365 para compartir información. De esta manera, podemos compartir nuestro proyecto, con un grupo ya existente, que sea de nuestra propiedad, o bien crear uno nuevo. ¿Cómo? A continuación, os mostramos todos los pasos en función de cada caso:

Compartir en un grupo la primera vez que asigna una tarea

El escenario más común en el que necesitamos compartir en un grupo de Office 365 es cuando asignamos una tarea de nuestro proyecto a un usuario por primera vez

  1. En la columna Asignar a de la tarea que deseamos asignar, hacemos click en el icono Seleccionar usuario
  2. En el cuadro de búsqueda, comenzamos a escribir el nombre del usuario que deseamos asignar a la tarea, luego seleccionamos el usuario de los resultados de búsqueda cuando aparezca.
  3. En la primera pantalla de vinculación de nuestro usuario a ungrupo , elegiremos agregar el usuario a un nuevo grupo, creado para el proyecto, o bien a un grupo nuestro ya existente que sea suyo y que deseemos que esté asignado al proyecto.
    • Para crear un nuevo grupo, seleccionamos la pestaña Crear grupo, escribimos el nombre del grupo y hacemos clic en Crear y asignar .
    • Para agregar un grupo existente, seleccionamos la pestaña Agregar a un grupo, seleccionamos el grupo, de la lista de grupos que tenemos, y hacemos clic en Agregar y asignar.
  4. El usuario se mostrará como asignado a la tarea.

A medida que asignamos usuarios adicionales a la tarea en el proyecto, se nos solicitará un mensaje que indique que se agregarán al grupo si aún no son miembros.

Compartir en un grupo antes de asignar tareas

También podemos optar por compartir nuestro proyecto con un grupo de Office 365 antes de asignar tareas a cualquiera. A veces, podemos saber qué usuarios trabajarán en nuestro proyecto, pero no a quién asignar a tareas específicas todavía.

  1. En nuestro proyecto, hacemos clic en Miembros del grupoen la esquina superior derecha.
  2. Escribimos el nombre que deseamos asignar a nuestro proyecto y luego hacemos clic en Siguiente.
  3. En la pantalla Grupo, podmeos elegir crear un nuevo grupo para nuestro proyecto o seleccionamos un grupo existente que sea de nuestra propiedad:
    • Si deseamos crear un nuevo grupo para nuestro proyecto, seleccionamos Crear grupo, buscamos y agregamos los miembros que deseamos agregar al grupo y luego hacemos clic en Crear .
    • Si deseamos agregar un grupo existente de nuestra propiedad, seleccionamos Agregar a un grupo, seleccionamos el grupo que deseamos agregar de la lista y luego hacemos clic en Agregar .

Tengamos en cuenta que la cantidad de usuarios que son miembros del grupo se mostrarán en el botón Miembros del grupo.

Averigüemos qué membresía de grupo de Office 365 le da acceso a nuestro usuario

Tengamos en cuenta los efectos de agregar un usuario a un grupo de Office 365 para nuestro proyecto. La pertenencia a un grupo significa que los usuarios no solo podrán ver el proyecto, sino también acceder a todo lo demás a lo que tiene derecho un miembro del grupo, incluso información no relacionada con Project for the web. Esto incluye correo electrónico grupal compartido y espacio de trabajo compartido para conversaciones, archivos y eventos de calendario. Averigüemos a qué tienen acceso nuestros nuevos miembros, especialmente en el caso de que compartamos el proyecto con un grupo existente de nuestra propiedad y agreguemos usuarios en Project .

Podemos ver las propiedades de nuestro grupo de Office 365 en Outlook haciendo clic en el botón Miembros del grupo y haciendo clic en el nombre del grupo.

Para obtener más información acerca de los grupos de Office 365, podemos consultar Información sobre los grupos de Office 365 .

Asignar una tarea a un recurso que no sea usuario

Podemos asignar una tarea a un recurso que no sea usuario (por ejemplo, un equipo que necesitamos para determinada tarea, un contratista que no es parte de nuestra organización o una sala de conferencias). Siempre que estén disponibles como recursos en nuestra organización, pueden asignarse a una tarea. Tengamos en cuenta que no es necesario agregarlos al grupo de Office 365 del proyecto para poder asignarlos a una tarea.

Nota:  para obtener información sobre cómo agregar un recurso que no sea usuario, podemos consultar Agregar un recurso que no sea usuario en Project for the web .

¿Qué sucede si se ha eliminado el grupo de Office 365 de mi proyecto?

Si el grupo de Office 365 que hemos asociado con nuestro proyecto se ha eliminado por algún motivo, los miembros de ese grupo ya no podrán acceder al proyecto. Si el grupo se eliminó hace menos de 30 días, el propietario del grupo puede restaurarlo , lo que permitirá a sus miembros acceder al proyecto.

Si el grupo se eliminó hace más de 30 días, el grupo no es recuperable y necesitará un administrador en su inquilino para que lo ayude a darle acceso al proyecto .

Si quiere conocer más a fondo Project for the web, acceda al siguiente webinar organizado por Allinance:

Webinar new microsoft project

WEBINAR

Accede a la grabación (en italiano), del Webinar: el Nuevo Microsoft Project for the Web
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